データ化のメリット
- ①業務効率化
- 適切なインデックスを付与することで必要な情報を探しやすくします。また、情報の同時閲覧が
可能になり、どこにいても情報が共有できます。
- ②保全
- 災害などで原本を消失する可能性は十分に考えられます。データ化することでバックアップが容易になり
不測の事態にも備えることができます。
- ③セキュリティ
- 機密情報などの重要文書の管理は、現実的に難しいものです。データ化し、必要なアクセス制限を
設けることでトラブルを防ぎます。
- ④スペースの有効化
- あまり使わないけれど重要な書類はデータ化に最適です。保管しているスペースをデータ化によって
空けることでワーキングスペースがさらに広がります。
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